Automatisering af bilag – fordele og ulemper set af revisor

Automatisering er et af de mest markante skridt i udviklingen af moderne bogføring og revision. Hvor man tidligere sad med stakke af papirbilag, der skulle tastes ind manuelt, kan store dele af processen i dag klares af software, der automatisk aflæser, registrerer og bogfører oplysningerne.

For mange virksomheder betyder det besparelser i tid og ressourcer, færre fejl og et hurtigere økonomisk overblik. Men automatisering er ikke uden udfordringer. Revisorer ser både de store fordele og de faldgruber, som kan opstå, når teknologien ikke bruges korrekt.

Hvad er bilagsautomatisering?

Bilagsautomatisering dækker over teknologiske løsninger, der kan indlæse og behandle bilag uden manuel indtastning. Typisk fungerer det ved, at en faktura scannes eller uploades, hvorefter systemet aflæser oplysningerne via OCR-teknologi og placerer dem i det rigtige regnskab.

De fleste populære regnskabsprogrammer som e-conomic, Dinero og Uniconta har i dag indbyggede funktioner til automatisering, og mange kan også integreres med eksterne apps, der gør processen endnu mere effektiv.

For revisorer betyder det, at de i højere grad kan arbejde med dataanalyse og rådgivning frem for at kontrollere hver eneste postering manuelt.

Fordelene ved automatisering

Den mest åbenlyse fordel er tidsbesparelse. Automatisering reducerer antallet af manuelle opgaver, hvilket betyder, at bogholderen eller virksomheden kan frigøre ressourcer til andre opgaver.

En anden væsentlig fordel er færre fejl. Når bilag automatisk aflæses, reduceres risikoen for tastefejl eller forkerte konti. Det giver mere retvisende regnskaber og gør revisors arbejde lettere.

Endelig giver automatisering hurtigere overblik. Virksomheden kan få indsigt i økonomien næsten i realtid, fordi bilagene bliver behandlet løbende i stedet for først at blive tastet ind i slutningen af måneden.

Ulemper og faldgruber

Selvom fordelene er mange, er der også ulemper ved automatisering.

Den første handler om kvaliteten af data. Hvis et bilag er dårligt scannet, eller oplysningerne aflæses forkert, kan systemet placere udgiften på en forkert konto. Revisorer oplever, at fejl kan gå ubemærket hen, hvis ingen efterfølgende tjekker bilagene.

Den anden ulempe er afhængigheden af teknologi. Hvis systemet går ned, eller integrationen mellem programmer ikke fungerer, kan hele bogføringen gå i stå. Det kan skabe store problemer, især hvis virksomheden er afhængig af hurtig afrapportering.

Endelig er der manglende forståelse hos brugerne. Mange tror, at automatisering betyder, at de kan slippe for at forholde sig til regnskabet. Men revisorer understreger, at menneskelig kontrol stadig er nødvendig for at sikre korrekthed.

Revisors erfaringer med automatisering

Revisorer oplever, at virksomheder, der implementerer bilagsautomatisering korrekt, får en mere effektiv økonomifunktion. Men de ser også, at manglende opsyn kan føre til fejl, der først opdages ved revisionen.

Et eksempel er en virksomhed, hvor en stor del af fakturaerne blev registreret med forkert moms. Fejlen skyldtes, at systemet ikke kunne skelne mellem indenlandsk og udenlandsk køb. Revisoren opdagede problemet under revisionen og hjalp virksomheden med at indføre bedre procedurer.

En anden erfaring er, at automatisering ofte frigør tid, som kan bruges på værdiskabende opgaver. I stedet for at bruge timer på manuel bogføring kan virksomheden fokusere på analyse, budgettering og udvikling.

Hvornår giver automatisering mest mening?

Automatisering er ikke nødvendigvis det rigtige valg for alle virksomheder. Små virksomheder med få bilag kan ofte klare sig fint med manuel bogføring. Men så snart antallet af bilag vokser, bliver fordelene tydelige.

Brancher med mange gentagne udgifter, fx detailhandel, e-handel eller transport, har typisk størst gavn af automatisering. Her kan systemerne aflæse store mængder bilag hurtigt og sikre, at alt registreres korrekt.

For virksomheder i Nordjylland kan det være en fordel at søge rådgivning hos en lokal revisor Hjørring, der både kan vurdere behovet og hjælpe med at vælge det rette system.

Fremtiden for bilagsautomatisering

Tendensen peger på, at automatiseringen vil blive endnu mere avanceret. Kunstig intelligens vil kunne genkende mønstre, opdage uregelmæssigheder og endda foreslå forbedringer.

Revisorens rolle vil dermed ændre sig yderligere. I stedet for at bruge tid på manuel kontrol vil revisor i stigende grad fungere som rådgiver, der sikrer, at systemerne er sat korrekt op, og at data anvendes rigtigt.

Det betyder også, at virksomheder får endnu mere brug for revisorens indsigt. For selvom teknologien kan klare meget, kræver det stadig menneskelig dømmekraft at vurdere, om resultaterne giver mening.

Automatisering af bilag giver virksomheder store fordele i form af tidsbesparelser, færre fejl og bedre overblik. Men teknologien er ikke fejlfri, og revisorer oplever, at manglende opsyn kan føre til dyre fejl.

Med den rette rådgivning kan automatisering dog blive et stærkt værktøj, der frigør ressourcer og skaber bedre økonomistyring. Hos Finara kan virksomheder få hjælp til at finde den revisor, der kender både teknologien og de lokale forhold – uanset om det er en landsdækkende specialist eller en lokal revisor Hjørring.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er bilagsautomatisering?
En teknologi, der automatisk indlæser og bogfører bilag ved hjælp af fx OCR.

Hvad er fordelene ved automatisering?
Mindre administration, færre fejl og hurtigere økonomisk overblik.

Er der ulemper ved bilagsautomatisering?
Ja, fejl i data, systemnedbrud og manglende menneskelig kontrol kan skabe problemer.